改进的策略和成功的项目管理办公室

在信息技术(IT)组织努力交付应用程序业务客户,他们是越来越开放,实现项目管理的新方法。OB欧宝娱乐体育其中一个方法是使用它项目管理办公室(PMO)。强大的PMO可以组织在很多方面获益。的主要好处是一个环境,提高项目管理的结构以及设计、开发和实施IT项目。

PMO是结构化的高级管理层提供一个清晰的路径,其支持的项目可以根据需要征求。直接追踪到高级管理人员可以快速、有效地解决可能出现的纠纷在一个项目团队。PMO也创造了机会引入新项目管理工具、概念和方法。

——管理PMO可以帮助系统开发人员:

——捕获和解决项目问题,因为他们出现在项目的生命

——考虑和测试新的项目管理技术和方法

尽管这些活动并不成功交付项目的关键,他们在提高项目控制和质量是关键。

在许多IT项目,管理是分散的。结果,分配项目经理不能锻炼足够的控制,以确保项目的成功。虽然行权力和责任明确,实权在项目驻留与项目经理以外,决定有关项目可能是政治或情感因素的基础上,而不是商业的。OB欧宝娱乐体育

例如,一个大型订单输入项目已经批准一个组织。指定的项目经理是一个IT部门的成员,并同意项目经理,对项目的持续时间,报告项目发起人,订单输入部门的经理。项目发起人向营销副总裁汇报。在这种情况下,项目发起人是自然受到副总统,谁都有不同的议程项目的一个约定。随着项目的推进,副总统将原项目范围以外的系统特性(即。”,范围渐变”)。这造成相当大的困难和可能失败。

副总统并不是完全致力于这个项目,虽然是很重要的营销部门。这是消费的完整订单输入经理的注意。随着时间的推移,订单输入经理知道这个项目是第二优先级管理订单输入。在相当大的程度上,取决于项目的兴趣和态度营销副总裁,和项目发起人和项目经理都不是真正负责。在这个场景中,这是常见的许多项目,项目经理权力有限,但仍有负责这个项目。当项目经理试图转移责任,项目发起人和营销副总裁生气说,“我们不理解所有的技术相关问题,因此你不能指望我们承担责任。”

项目经理负责的责任必须有足够的权力来管理责任。PMO可以确保一个项目经理的权力。

提高项目开发

IT项目由于各种原因失败,一个常见的一个是缺乏适当的管理重点和结构。分裂的忠诚,压力导致蠕变范围,和模糊行报告权力和责任€”项目的失败都发挥自己的作用。当PMO正确建立和管理,这是毫无疑问的谁负责,谁有责任。当然,PMO并不能消除所有的政治问题;但是当他们出现时,他们可以直接通过更高层次的管理在一个组织。因为它的结构和放置在一个组织,PMO允许更客观解决项目问题。

通常,PMO设置了一个有限的时间跨度。办公室管理建立一个,或者几个IT项目。当项目完成时,办公室是解散。其他项目出现,它们的大小认股权证,可以创建一个新的项目管理办公室。PMO并不需要所有的IT项目和对小型项目来说是杀鸡用牛刀。

以前的pmo可以用作模型未来的IT项目。在过去使用的工具和技术可以重新应用,也许规模较小和调整。一个组织使用pmo可以更多的项目管理控制方法。尽管许多组织没有价值项目纪律和控制,不过他们是成功的关键。

PMO是最适合大型、复杂的项目,与不同的数量不同的实体利益必须协调和管理。项目经理和项目管理办公室有一个目标:成功。的利益和职责分工。它和它的客户之间的冲突可以以令人满意的方式得到解决,并不排除项目成功。

克服阻力管理办公室

在许多组织中,项目办公室是一个新的概念,因此面临着一定程度的抵抗。OB欧宝娱乐体育企业客户可能已经不满的这部分,因为过去的项目。尽管PMO的目标是提高项目交付,他们可能怀疑这和PMO可以看成一个层的开销,不能提高IT项目的交付。

系统开发人员的成员也可以抵制PMO的引入。员工可能会认为这是一个试图限制他们的创造力在设计、开发和安装项目。他们也认为采用一个更加正式的项目管理方法将缓慢的发展过程。如果这个人选择管理PMO来自IT部门外,一些员工可能会不满。

高级经理可能会担心PMO的价值。他们可能会反对额外项目费用和较慢的发展因此更加正式的方法。同时,他们可能不愿意认真地参与一个项目。

项目经理和赞助商必须认识到,会发生一定程度的抵抗。承认电阻引入PMO的第一步。如果有阻力在组织的高层,必须首先解决这个问题。除非PMO概念有明确高级管理人员的支持,它不能是可行的。IT经理必须制定强有力的理由PMO,愿意出售高级管理的概念。外部咨询机构可能会带来帮助的高级经理。

一旦PMO已通过高级管理层成员的IT和业务领域必须相信这个概念是有效的。OB欧宝娱乐体育高级经理应该PMO赞助商,人显然国家高层管理的支持。在一个组织清楚地说明这种支持可以减少阻力。

PMO的目的和功能必须仔细解释道。做足够好地管理项目是困难而不断证明PMO的额外负担。当然,这需要时间和精力来解释PMO的目的和解决问题和关切。可能有倾向于尝试快捷这个过程为了得到一个项目。未能利用机会获得正确的开始PMO是错误的。

最有效的方法来克服阻力是鼓励人们表达他们的担忧。所有的问题都应该解决尽可能公开和坦率。它可能是几乎不可能获得完全支持一开始,但对PMO坦白会让安装不太困难。

引入PMO创造变化,可能会导致一些混乱。在努力克服阻力,PMO赞助商不应该成为防御项目办公室的概念,但应说明引入PMO是为了提高IT部门的交付记录。

成功引入PMO是为了出售过程对那些不确定它的价值。然而,销售过程在大多数组织中不应太难了。引入PMO通常被视为承认,它必须改善项目管理和交付的方式。在得出结论,需要改进,必须就其本身而言,被视为积极的。

PMO的角色

简单的说,PMO的角色是为项目的成功承担全部责任。一个参数可以提高项目经理经常有

责任,一个正式的PMO不会改变。虽然项目经理可能负责这个责任,在实践中它并不总是这样。政治问题或不同的议程会创建项目的困难。PMO确保人负责一个项目也享有的权限管理,可以从高级管理人员获得适当的追索权。

PMO,直接向项目经理报告项目发起人。项目发起人应该有人有兴趣项目的成功。在上一个示例中,营销副总裁是事实上的项目经理,这样的情况是不太可能发生在一个PMO项目发起人因为赞助商有直接责任。有这样的责任,项目发起人将更多关注决策的工作被完成了,专注于项目的成功。而其他议程仍将存在,转向的一个议程项目的费用是要反映出项目发起人。

一种慢性问题随着IT项目的发展的趋势的IT部门以外的人要求一个特定的项目脱离自己的项目。太频繁,项目团队的概念变得阴云密布,IT团队成员发现自己处理的大部分问题,推动项目向前和在真空中许多关键的项目决策。项目经理的职责之一PMO框架内工作,是确保所有团队成员参与这个项目。如果需要,项目经理可以去项目发起人为了获得重新关注项目的支持。

从本质上说,项目经理的职责框架内的项目办公室也一样比典型的项目经理。这些员工管理职责内的项目将向项目经理报告。的优点之一PMO的职权范围内的工作,项目经理将有明确的权威在项目团队的所有成员,无论他们是在IT部门或业务领域。OB欧宝娱乐体育处理IT项目的人都可以很容易理解,在这种杠杆代表了一个相当大的优势的管理项目。

项目经理的第一个步骤是将开发所需的材料项目的成功完成。所涉及的重大项目的收集材料,对于任何项目,包括:

项目章程的发展:本文档的目的是识别项目的细节。主题在宪章将包括:

• • 这个项目的目的,为什么它被批准,组织项目团队,从项目获得的好处o项目的范围

• • 识别与项目相关的可交付成果,这些物品的识别,在这个项目的范围

• 确定项目团队成员和业务单位项目的影响OB欧宝娱乐体育

-审查的角色和职责的关键项目团队的成员,包括项目经理和项目发起人的角色。

——回顾PMO的概念,它的功能和目的。

——使用现有IT系统的开发方法(SDM)。如果一个长效磺胺不存在,一个项目必须是可用的。

开发项目的标准,他们是编码,测试,质量,或其他标准。

——一个条款提供持续沟通的人可能感兴趣项目的进展。沟通过程将包括及时和准确的项目状态报告所有有兴趣的团体。

——发展的一个“问题清单”,这将提供能够捕获,跟踪和解决问题的关注相对于该项目。

选择PMO项目经理

为项目经理的角色选择的人必须的人具有较强的项目管理经验,熟悉使用有效的项目管理工具和技术。也是一个好主意有项目管理的人没有一个既定的项目除了看到项目完成。在这方面,目标管理项目的人可以当问题出现时,越好。随着项目的推进,能够保持一个客观的观点正在取得进展和问题一定是有利于每个人都参与了这个项目。

项目范围蔓延的问题也与客观性的人管理这个项目。当项目经理可以集中精力完成项目符合最初的要求,在项目的最后期限,没有过度的关心政治问题,很难对蠕变范围开始。这并不意味着不允许更改或添加一次项目开始。有时候,没有选择,只能解决问题,要么被忽视了项目的开发规范,或者,由于业务变化,必须被纳入项目。OB欧宝娱乐体育这里的问题是,一个客观的项目经理将能够识别“高兴”项目附加请求和否认这些请求而不用担心负个人以后的后果。

项目经理必须从项目发起人享受强有力的支持。项目开始后,如果出现问题在项目发起人和项目经理之间,它可能是在最佳利益的项目替换其中的一个人。即使使用PMO,项目很可能有某种程度的紧张。张力在哪里生成项目发起人和项目经理,这个项目是会受到影响。这将是更好地认识到,赞助商和项目经理不做一个良好的团队和纠正这种情况比试图掩盖问题。

一旦PMO的概念已经批准并任命一个项目经理,他或她应该开始分析当前项目管理环境在组织内。这种分析应考虑组织中明显的项目管理的复杂度。当你考虑成熟水平,“明显”这个词是一个要记住的。也许很多好的项目工具和技术,但问题应该是“人以一致的方式使用的工具和技术发展的项目吗?“它发生组织有时安装所需的工具和技术成功地管理项目,然后无法执行一致的使用这些工具。

例如,可能会有一组项目管理标准,但需要解决的问题是在多大程度上遵循这些标准在整个组织。常常,除非项目标准严格执行在IT部门,他们会尊敬比实际上的违反。不难发现它安装有一套清晰的项目管理实践是在地方,但因为他们不执行,一些项目可能会使用实践和一些可能不发达。在一些组织中,项目管理标准,不是强制性的,而是一系列的指导方针。

这样的情况存在,有明显的PMO的机会成为一个催化剂,将组织对项目管理改进的开发环境。而承担责任可能定义范围之外的PMO的角色,关注这个问题可以给组织带来好处。项目经理已经将这些改进的技能和经验,这是在最佳利益的组织需要一点额外的时间开始改善的方式组织管理it项目。

项目相关问题的管理和解决

PMO的角色之一,应该安装一个机制来捕获和管理所有项目问题。没有一个正式的、管理过程来捕捉和解决projectrelated问题,可能会出现一些严重的项目后果,包括:

——潜在的重要项目物品可能被忽略。它应被视为确定这些物品将在以后项目中创建困难。

——使用一个正式的过程中,与项目相关的问题进行了分析和优先将确保最关键的问题是识别,及时处理和解决。

——没有一个正式的过程识别和优先级的问题,将会有一个倾向于解决这些东西有最强烈的支持者,而不是那些可能对项目的影响。

——使用一个正式的项目问题的方法提供了一个历史的问题,为什么他们会发生的原因,以及它们是如何最终解决。

当一个问题管理过程由PMO到位,有人必须分配监督过程。这个角色将包括捕获的物品,这些物品的出版定期报告项目的进展,和项目的最终解决。这个过程应被视为超越特定的项目。使用一个问题解决的过程中使用大量的应用项目,收集的材料应该保存在一个数据库供参考。随着时间的推移,该数据库中的信息可以用来开发模式的项目的困难。

拥有的知识类型的项目相关问题及其解决可以证明有用的IT部门努力改善应用项目的开发和交付方式。随着时间的推移,它会看到项目往往受到很多类似的问题。能够识别最好的方法来纠正这些问题出现时将项目进展速度和降低项目紧张。

机会来测试新的项目管理方法和技术

鉴于PMO下,项目经理可以专注于手头项目的管理,避免分心在其他领域,应该有机会超越传统的IT项目边界。一些时间可以来考虑一些不同的方法来管理IT项目。许多声音方法存在,可以成功地用于提高IT项目的交付。PMO的附加价值的一个方面,随着项目的推进,考虑尝试一些不同的方法来管理项目的各个方面。

是否应该使用这些管理方法在现有的项目将取决于许多因素。这些因素将包括项目的状态,相对于会议完成日期,内部客户和高级管理层的意愿接受更高的风险水平,和组织的文化。

在许多组织中,项目中期实施新的或不同的IT管理方法代表了太多的风险。这一立场是可以理解的,尤其是在一个组织发起PMO概念最初呈现一定程度的困难。项目经理必须决定是否提出新的东西在项目的生活是正确的方法。

尽管尝试一些不同的项目管理工作将增加风险的项目,可以适当地管理风险,项目经理应该愿意尝试一些新方法。这些方法不需要激进。这个想法应该开始的过程展示整个组织的价值转移到新的项目管理领域。其中的一些变化会成功,有些人会失败。然而,当人们在组织内意识到不同的项目管理方法将会产生额外的好处,风险将被证明是值得的。

结论

主要PMO的当务之急是提高项目的可见性。一个明确而直接从项目经理到高层经理,强调项目的成功大大增加对实际的成功的机会。虽然项目由项目经理负责,PMO结构、高层管理股份责任和可以积极地影响一个项目。

当一个高级经理承担项目管理中一个重要的角色,许多辅助,通常出现的非生产性问题可以被消除。人们不愿意提出反对意见时,更倾向于避免冲突,如果他们知道高级管理层可能参与其中。

PMO终极IT项目管理的灵丹妙药吗?当然,答案是否定的。无论使用什么方法,管理IT项目成功需要艰苦的工作和风险。然而,妥善管理和支持PMO可以带来改进的过程管理IT项目。具体来说,PMO可以减少项目紧张和风险的水平。还有一个机会开始设置的持续改进项目管理的课程。

当PMO成功交付其第一个项目,客户的态度开始改变。随着人们在IT部门,业务部门,和高级管理水平开始明白,高水平的IT项目的OB欧宝娱乐体育性能是可以实现的,支持的PMO,反过来它努力生长。搬到更高水平需要时间、耐心和毅力,但这样做是值得的。

可以说,PMO将费用添加到项目。这一观点是正确的;PMO是不会是免费的。相关的成本的PMO会超越美元。使用新方法的压力,所需的努力销售,安装,和实现PMO,紧张与文化变革带来的PMO都视为成本。然而,有效利用的好处被发现的PMO很快否定任何担心不必要的额外的费用。PMO是一种有效的工具来提高IT项目的交付。基金组织充分和支持PMOs发现他们已经做出了正确的选择。