文件扫描和无纸化办公

尽管我们生活在数字时代,我们中的许多人仍然依靠传统的存储信息的方法。每年我们使用超过1250万吨的纸张和纸板,很大一部分由打印电子邮件、商务文件、归档和存储系统。OB欧宝娱乐体育

如果你运行一个公司,那么你会意识到到底有多少空间被纸。据估计,平均每个办公室工作人员每年超过10000张纸。下面的事实也是一个很好的精神食粮的来源:

• 常规four-drawer内阁办公室可以占用10平方英尺的面积(现在考虑办公面积的成本上升,你很快就会意识到这个数字的意义)
• 维护一个文件系统成本每年£930,一旦我们考虑到浪费时间寻找错误的复印和归档相关文件和成本。
• 在大公司,一个文档丢失每12秒
• 在一个大办公室,员工会浪费一年大约4周寻找丢失或错误的文档。
• 所花费的平均时间,找到错误的文档是18分钟

上面的数据清楚地表明,在纸质表单存储业务文档可以在生产力产生负面影响。OB欧宝娱乐体育由于这个原因,在一个有效的和现代的文档管理系统正变得越来越必要的各种规模的企业。OB欧宝娱乐体育因为旧习难改,在许多情况下,这需要从专业的文档管理专家寻求帮助和建议。现在的趋势是走向数字文档管理系统。但你的公司如何能够受益于他们吗?

数字文档管理系统的优点

目前,空间的总量由文件在一个常规办公室是15.3%。如果一个办公室是取代传统文档管理系统通过数字同行,空间将会减少到7.4%。在5年期间,这一数字可能达35%。此外,电子文件系统可以减少浪费的时间申请和寻找文档70%。

OB欧宝娱乐体育企业主实现了数字文档管理系统报告其他好处,包括提高shareability和处理效率,更好的安全性和遵从性记录,能够更快地响应客户询盘,提高数据质量,一个更好的机会来实现远程工作计划,并降低了邮资费用。文档扫描。

文档扫描是最具成本效益的方式,将组织转变为无纸化办公室。文档扫描专家可以收集你的记录业务位置和安全地转换成高质量的数码文件自动备份,防止数据丢失。OB欧宝娱乐体育

你的文件也可以被索引和组织最有效的方式,根据您的组织的需要。文档扫描允许您设置可定制的安全选项,以便只有特定的员工将获得特定文件或文件夹。

扫描文件的复印件可以按需提供,是否在线,使用USB驱动器,或cd,这样你的员工总是访问重要文件。想所有的时间你将节省不需要离开你的办公桌每次你需要浏览公司的档案!

一个全面的列表最好的开源文档管理系统,按照这个链接。