如何在国外组织会议

国际会议对一些企业来说是必要的，对另一些企业来说是通往伟大的阶梯上的又一步。OB欧宝娱乐体育然而，对于组织来说，管理国际会议总是具有挑战性的。场地的位置，会议的时间，场地的适宜性，以及设施的范围——这个清单还在继续。下面的指南将帮助你像专业人士一样处理所有事情。

当涉及到位置时，像学者一样研究

这是一件很简单的事情，你知道选择一个位于好社区的会议地点的重要性，而且从各个方面都很容易接近。然而，如果你相信谷歌地图或会议主管的话，那将是naïve。环境噪音的程度、交通模式、进出的便利程度——所有这些因素都是最好通过亲自参观来判断的。然而，对于外国场馆来说，这在财务上颇具挑战性。黑客——在附近的商业或零售商店打个电话，并寻求一些当地的建议!OB欧宝娱乐体育

留意高调的国际会议

除非你想要组织的会议本身就是一个备受瞩目的事件，否则请确保你最终选择的会议地点不要在举办会议的城市!例如，巴黎航展和欧洲国际太阳能大会(Intersolar Europe)这样的会议，将消耗该市所能提供的大部分资源，从酒店住宿到会议场地本身的选择。这就是为什么对于一个会议策划者来说，了解国际会议中发生的一切是非常重要的，特别是在国际会议中内部会议的首选城市．

选择低风险、可靠、国际化的选择

国际会议对任何组织来说都是至关重要的事件，在这样的事件中中断的代价是巨大的。不要硬碰硬地吸取教训。找一个会议厅一家国际连锁酒店因为这些组织有专业精神、预算和动力来提供国际质量标准。为注册的客人提供免费无线互联网连接，靠近会议区域的迷你会议室，中央空调和暖气，兼容的电气系统(或免费适配器转换插头以适应不同的引脚配置)-这些都不再是奢侈品，并且必须是您所选择的会议活动的功能目录的一部分。

适用性

面对如此多的选择，任何人都很难选择一个合适的会议地点。这是策划者最终会犯的一个常见错误——选择的场地与活动赞助商和组织者希望传达的品牌信息、公司简介或活动个性完全相反。所以要对最近在该场所举办的活动做一些背景调查。此外，询问同一建筑物内是否有其他会议室，预定的活动可能与您的会议目的冲突。

遵循的其他最佳实践

除了上面分享的建议，我们还强烈建议您遵循以下最佳实践:

• 不要签署会议场地经理发给你的事先写好的合同或协议;确保你强调了你谨慎的需求。
• 找机会与活动协调员或客户经理进行面对面的交流;如果这是不可能的，确保你使用视频电话或视频会议作为一种沟通方式来建立融洽的关系。
• 如果你在国外聘请一名翻译来管理与活动策划团队的沟通，请确保他/她对业务有一定的了解。OB欧宝娱乐体育这一点很重要，这样你的项目、需求和合作关系才不会被酒店随意或轻视。
• 检查一下你是否能以折扣价订到预定日;因为你肯定不想带着未完成的工作离开一个令人垂涎的会议场所。OB欧宝娱乐体育
• 避免选择周末开会;公务最好在工作日完成;周四和周五是最好的日子，因此与会者可以计划他们的旅行，也包括周末，以增加度假的元素。

最终的想法

在自己公司办公室的研讨厅组织会议是一项艰巨的任务;想象一下，一场国际会议可能会变成什么样的后勤噩梦!不过，请放松呼吸;找一个会议房间，按照这个指南的提示，你就会成功的。