成功实施文档安全系统的5个步骤

文档安全已经成为一门大生意，它通常被认为是网络安全行业的一部分OB欧宝娱乐体育年收入36亿美元．这个行业的主要目的是保护个人和商业信息不被窃取在美国，0.8%的澳大利亚人发生过身份盗窃这个数字每年都在增长。

为什么你需要一个文档安全系统

尽管在迈向数字社会的过程中放弃了文书工作，但现实是每年都要生产数百万张纸。这些可以是收银台的票，信用卡的优惠，甚至是仍然通过邮政的账单。

问题是所有这些纸上都有个人信息。他们也可能有商业信息。当有人把这些信息放在一起，他们就可以识别一个人或企业，并获得足够的信息来窃取他们的身份。OB欧宝娱乐体育

这给相关的个人或企业带来了巨大的压力，并可能最终导致金融行业损失数千美元。OB欧宝娱乐体育确保这些文件的安全或有效销毁它们是至关重要的。

1. 得到一个碎纸机

文档安全系统的第一步是查看在可用的碎纸机旁．你需要一个高质量的文件，以确保任何被撕碎的文件都不能重新组合。这意味着碎纸机的切割精细，可以垂直和水平切割。

只有碎纸机是不够的。你需要使用它。这意味着每天不需要保存的文件都要经过碎纸机。你可以把有个人信息的文件分类，把其他的扔掉。然而，如果你在分类时犯了一个错误，你仍然可能把个人信息提供给怀有恶意的人

把不需要保存的东西撕碎更容易也更安全。

2. 纸存储

还有一些文件需要保留。在税务信息和财务协议方面尤其如此。将这些文件扫描到系统中作为备份是个好主意，以防原始文件放错了地方。

物理副本需要归档在一个安全的设施。这确保了只有授权人员才能看到文件并核实任何信息。

在大多数情况下，文书工作只是简单地储存起来，等到时机成熟，就会被销毁。但是，你需要妥善保管它，以防万一。

3. 数字系统

数字存储的文档仍然需要保护。最好的选择是选择一个云服务，允许你的文件加密。如果文件被偷了，这些文件就一文不值了。

数字系统允许在全球范围内轻松访问，但安全措施必须能够抵御黑客和其他攻击。如果有必要的话，应该经常复习和刷新。

黑客们一直在想出新的工具，让他们能够访问机密信息。您需要确保您的存储提供商尽其所能保护您的文档安全。

4. 密码更新

任何文档安全系统的一个重要组成部分是访问。您需要仔细控制谁可以访问安全存储区域，人数越少越好。

除此之外，任何有权限的人都应该有一个修改密码的固定期限。频繁更改密码会使它们更难被黑客攻击，或者用户会在不经意间把密码泄露给别人。

这是所有类型系统的标准安全措施，在处理个人文档时尤其重要。

5. 有一个编辑日志

安全系统必须自动记录对任何数字文档的编辑。在不被注意到的情况下编辑一份原始的文书文件是非常困难的。编辑数字版本要容易得多，特别是如果你有权限的话。

这就是为什么，为了避免误解或任何其他问题，系统应该自动记录谁在何时访问了文档，它还应该记录任何编辑和谁进行的编辑。这将阻止人们在不应该的时候干涉或更改文档。

这还应包括对访问和编辑过文档的人进行定期审计。如果您不检查访问和更改背后的原因，那么文档安全系统就没有什么意义了，因为它不会阻止任何事情的发生。

最终的想法

个人信息的安全取决于个人和所涉及的企业。OB欧宝娱乐体育重要的是，各方都要意识到风险，尽可能减少使用个人信息。这将有助于减少数据和文件被盗的可能性。